15 set 2022 Monitoramento de projetos sociais: saiba como construir o seu
Quer aprender como executar seu monitoramento de projetos sociais e, com ele, alcançar os resultados que você deseja? Acompanhe o nosso passo a passo!
Por Rodrigo Pimentel
A prestação de contas é uma das tarefas mais importantes para proponentes de projetos sociais incentivados: é um dever da instituição e um mecanismo de transparência para a sociedade civil e os apoiadores do projeto. Ela também é uma das tarefas que mais causam dúvidas entre os proponentes. Felizmente, existe um processo para não só evitar deslizes na destinação de recursos como também tornar a etapa de prestação muito mais fácil: o monitoramento de projetos. Além de facilitar os relatórios finais, o monitoramento de projetos sociais também demonstra como está a execução do projeto e o que precisa ser ajustado em tempo hábil.
Mas, afinal de contas, o que é o monitoramento de projetos sociais e como ele deve ser feito?
O monitoramento de projetos sociais é o procedimento de acompanhar toda a execução do projeto para garantir que suas atividades e gastos estejam no caminho certo. Ou seja, ele nos dá mais recursos para alcançarmos os resultados esperados no ato da elaboração. Por isso, devemos levar em consideração no monitoramento de projetos as metas, indicadores, prazos, meios de verificação e orçamento pactuados no projeto. Afinal, são a esses valores que os resultados esperados estão atrelados, certo? O monitoramento de projetos, então, é acompanhar se a meta está sendo cumprida como deveria, no prazo estipulado, utilizando os recursos determinados.
O monitoramento de projetos sociais é separado em dois tipos:
- Monitoramento do Objeto: consiste no acompanhamento das metas aprovadas, como atendimentos, oficinas, cursos fornecidos, entre outras;
- Monitoramento Financeiro: é a supervisão de qualquer movimentação financeira relacionada ao projeto.
Agora vamos ao passo a passo para você construir o monitoramento do seu projeto?
1. Conheça o mecanismo do projeto!
Cada forma de financiamento de projetos terá regras próprias para execução e prestação de contas. Portanto, o monitoramento deve se adequar a cada tipo de recurso e mecanismo. Por isso, leia atentamente as normativas que regulamentam essas parcerias.
Apesar dessas particularidades, existem alguns conceitos básicos e entendimentos gerais importantes, como o cuidado no armazenamento de comprovantes, por exemplo. Acompanhe nos próximos tópicos.
2. Construa o monitoramento do objeto
O segundo passo é construir o monitoramento do objeto por meio das metas do projeto, seus indicadores e documentos de verificação.
2.1. Entenda quais são as metas, os indicadores e documentos de verificação
As metas de um projeto podem ser quantitativas, qualitativas ou de ambos os tipos, e são acordadas no momento da elaboração do projeto. A cada meta também devem ser atribuídos os indicadores e os documentos de verificação para o seu monitoramento.
Já os indicadores são as variáveis utilizadas para medir o alcance das metas e resultados. Um exemplo possível é “número de alunos inscritos x número de alunos concluintes”.
Por fim, os documentos de verificação são aqueles que demonstrarão fisicamente o alcance das metas. Exemplos: lista de presença e relatórios de atividades. Por meio desses dados, é possível levantar as informações necessárias para medir se as metas estão indo conforme o esperado.
A tabela abaixo demonstra um modelo de metas, seus respectivos indicadores e documentos de verificação. Esses dados devem compor a prestação de contas e podem ser utilizados para divulgação das ações à comunidade e apoiadores.
2.2 Registre em uma planilha o monitoramento do objeto
A planilha de monitoramento é uma ferramenta aliada da instituição no processo de monitoramento de projetos. O preenchimento constante dela possibilita manter controle de todas as ações do projeto e verificar qualquer evento que impacte em sua realização.
Além de ajudar a acompanhar as metas, esse recurso também ajuda a compreender quanto da meta já foi realizada até o momento e quanto falta para ser feito até a finalização do projeto, conforme exemplo abaixo. Se acontecerem falhas na execução, ela será muito útil para pensar em correções, permitindo alcançar as metas nos meses que restam.
3. Construa o monitoramento financeiro
A execução de um projeto exige uma gama de recursos — pessoal, equipamentos, serviços e afins — que demandam investimentos financeiros. Ao longo da execução, é de extrema importância o controle desses recursos, considerando as saídas e entradas na conta.
3.1. Estabeleça uma rotina de monitoramento mensal
Quando o assunto é controle financeiro, periodicidade é uma chave. Indicamos que o monitoramento desses processos seja mensal.
A parte mais importante e essencial desse monitoramento financeiro é verificar se o orçamento está seguindo conforme o previsto. Afinal, os recursos de um projeto apresentam quantidades e valores determinados aprovados para serem utilizados nas ações. É necessário verificar se cada aquisição de equipamentos, materiais, contratação de serviços ou de pessoal está de acordo com o combinado.
Vale lembrar que todos os pagamentos do projeto devem ser realizados nas modalidades permitidas pelo mecanismo. E atenção: assim como no monitoramento do objeto, é importante que essas informações estejam dispostas e organizadas para análises futuras. Escanear comprovantes será parte de sua rotina!
3.2. Registre em uma planilha o monitoramento financeiro
Uma ótima ferramenta para o monitoramento de projetos sociais é também uma planilha específica para o financeiro. Por meio dela, é possível organizar as despesas por rubrica e grupo de despesas, mantendo ainda controle do quanto foi gasto até o momento e quanto resta para finalização do projeto.
Esse processo permite também projetar se será possível terminar o projeto com o recurso que resta em conta. Ela também mantém, bem organizadas, todas as informações de pagamentos, situações do projeto, entrada de recurso etc., conforme exemplos da tabelas abaixo.
3.3. Armazene e organize os seus documentos
No monitoramento financeiro de projetos, é essencial o levantamento, organização e guarda de todos os documentos que se referem à parceria: documentos como extratos bancários, comprovantes de pagamento, contratos e afins. Afinal, todos eles devem ser apresentados no ato da prestação de contas. Então, é importante, como parte do monitoramento, verificar se eles estão em conformidade com as regras do mecanismo.
Há um cuidado importante nesse processo: todos os documentos precisam estar identificados como parte do projeto. Indica-se, sempre que possível, descrever e informar, no documento de liquidação, o nome do projeto e da instituição, bem como seu número de identificação, se aplicável. Alguns mecanismos solicitam ainda documentos complementares, como Parecer de Auditoria Independente.
4. Quais outros cuidados ter com o monitoramento de projetos sociais?
Conforme demonstramos, a garantia da sustentabilidade econômica do projeto está na atenção aos recursos aprovados. Nesse sentido, é importante que as aquisições e contratações sempre passem por um processo de orçamento. Assim, você encontra fornecedores na base de preços estipulada pelo projeto.
Na impossibilidade de aquisição dentro do preço combinado no projeto, você deve prestar atenção à legislação do mecanismo ou edital. Essas normativas indicarão a possibilidade de uso de rendimentos para abarcar essas diferenças ou a necessidade de uma readequação.
Do mesmo modo, em relação ao monitoramento do objeto, caso as metas não estejam indo conforme o esperado, é necessário entender o porquê e realizar mudanças na execução do projeto. Algumas mudanças precisam ser apresentadas formalmente ao órgão que regula o mecanismo, para análise e aprovação, de acordo com cada legislação. Ou seja, se você observar que alguma coisa pode impactar o alcance das metas, é importante prestar as devidas justificativas em sua planilha para que todos os envolvidos estejam cientes da situação.
Agora é com você!
O monitoramento de projetos sociais pode parecer burocrático, mas quando pensamos em como ele facilita a prestação de contas e o gerenciamento do projeto, fica muito mais fácil incorporá-lo na rotina.
Para te ajudar nessa, disponibilizamos aqui dois modelos de planilha para monitoramento de projetos sociais: uma de objeto e outra de financeiro. É só fazer o download e manter o preenchimento em dia!
